4.1 ¿Qué y cómo medir?
Las posibilidades existentes y alcanzables a través de la gestión de los datos en las universidades son tan numerosas que es fundamental priorizar y establecer una gestión que maximice las necesidades cuantitativas institucionales y del país a un costo financiero, humano, administrativo, académico y técnico razonable. Para ello se propone un enfoque minimalista. El minimalismo, en términos generales, hace referencia a la tendencia de volver a lo esencial, reducir una expresión a lo básico, eliminando aspectos sobrantes o accesorios. Esta es una corriente que inicia en el ámbito artístico y ha sido adoptada para diferentes usos, como obras de arte y decoración de ambientes. En este documento proponemos enfrentar, en un primer paso, la sobreinformación con minimalismo para una gestión de la información más efectiva a sus propósitos.
Es posible y deseable adelantar apuestas de Big Data en las universidades, así como apuestas de minería o analítica de datos y estudios cuantitativos con propósitos causales o evaluaciones profundas a políticas institucionales, aunque académica, metodológica, operativa y financieramente resulta costoso. Cada vez existen más lineamientos y presiones a nivel estatal para ir en esta dirección, sin embargo, lo que actualmente más se le demanda a las universidades en Colombia es la carga de microdatos para sistemas de información externos, y la construcción y disposición de cifras estadísticas e indicadores institucionales.
Haciendo uso de los diferentes niveles que acompañan actualmente la gestión de la información cuantitativa en las universidades123, la tabla 2 presenta el resultado de priorización –apuesta minimalista– que ha emprendido la Universidad Nacional de Colombia para enfrentar el contexto actual de demanda de información cuantitativa que se experimenta a nivel interno, el cual hace uso del acercamiento más simple a los datos –descriptivo–, responde a la mayoría de las exigencias internas y externas en materia de gestión y disposición de las cifras institucionales, y aprovecha aquellas herramientas tecnológicas de alta calidad y accesibles para cualquier universidad pública dados sus bajos costos.
Tabla 2. Actividades priorizadas en materia de gestión estadística en la Universidad Nacional de Colombia
| Preguntas orientadoras | Respuesta. Prioridad en la Universidad Nacional de Colombia – Apuesta minimalista | |
|---|---|---|
| Contexto de las cifras en la universidad estatal colombiana | Nivel 1.1 ¿Por qué y para qué son útiles las cifras cuantitativas en el escenario de la universidad estatal contemporánea? | Gestionar y disponer el legado histórico y numérico de esta universidad, contar con más y mejor información para la planeación y la toma de decisiones institucionales, mejorar los niveles de monitoreo y seguimiento a políticas institucionales y aumentar los niveles de transparencia institucional a través de un ejercicio de rendición cuantitativa de cuentas de manera permanente. |
| Nivel 1.2 ¿Qué normas o lineamientos existen a nivel nacional e internacional para orientar la construcción y disposición de cifras en el contexto de las entidades públicas y, en especial, en las universidades? y ¿cuál es el alcance a nivel institucional de dichas normas y lineamientos? | Conocer y aplicar, en el contexto de las posibilidades, los lineamientos expedidos en materia de gestión de información cuantitativa por parte de entidades nacionales como: Sector de la educación y CTI: MEN (CESU-CNA, Conaces, SNIES, Spadies, OLE), Colciencias y OCyT. DANE: Plan Estadístico Nacional y NTCPE 1000. DNP: Guía metodológica para el seguimiento y la evaluación a políticas públicas. DAFP: MIPG, Manual Único de rendición de cuentas, guía(s) para la construcción de indicadores. MinTIC: Gobierno Digital, datos abiertos. Secretaría de la Transparencia: Ley de transparencia. Contraloría: MECI, Sireci. Contexto internacional: ONU, OCDE, Unesco, Eurostat, Cepal, Manuales internacionales (Frascati, Oslo). |
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| Nivel 1.3 ¿Cuál es el uso y alcance que se dará a los datos disponibles a nivel institucional? | Disponer de las cifras y los indicadores que se le demandan a la Universidad. Las principales demandas internas y externas que vive la universidad pública actual en Colombia y como consecuencia, las que más se gestionan en su interior son: estadísticas oficiales, indicadores de gestión, indicadores de desempeño, indicadores de eficiencia, indicadores de eficacia, indicadores de efectividad, indicadores de rentabilidad pública, indicadores de procesos, indicadores de proyectos, indicadores de planes de desarrollo, indicadores de calidad, indicadores de productos, indicadores de resultados, indicadores de impacto, indicadores ambientales, indicadores de economía, datos públicos, datos abiertos, cifras agregadas de aspirantes, estudiantes admitidos, estudiantes matriculados, graduados, docentes, funcionarios administrativos, investigadores, grupos de investigación, productos de investigación (publicaciones, patentes, citaciones, etc.), programas académicos, movilidad entrante y saliente a nivel nacional e internacional de docentes y estudiantes, cobertura en programas de bienestar universitario y capacidad financiera. | |
| Nivel 1.4 ¿Qué modelo o cuáles modelos organizacionales orientarán la gestión de los datos disponibles? | Responder a las necesidades derivadas de la gestión por procesos, la gestión funcional y la gestión por proyectos existentes en la Universidad. | |
| Contexto académico y técnico de los datos | Nivel 2.1 ¿Qué tipos de datos existen a nivel institucional y cuáles vamos a gestionar? | Aprovechar la existencia y disposición de datos de tipo estructurado. |
| Nivel 2.2 ¿Bajo qué disciplina o tendencia serán analizados los datos? | Utilizar recursos heredados de la estadística y la inteligencia de negocios. | |
| Nivel 2.3 ¿Qué queremos responder y qué uso, en términos de análisis, haremos de los datos disponibles a nivel institucional? | Aproximarnos de manera descriptiva a los datos estructurados disponibles. | |
| Nivel 2.4 ¿Qué método o técnica emplearemos para dar respuesta a las preguntas de interés institucional? | Hacer uso de conteos, proporciones, visualización, razones, índices, tasas, distribuciones. | |
| Nivel 2.5 ¿Cuáles fundamentos o bases teóricas soportan los métodos o las técnicas cuantitativas empleadas a nivel institucional? | Construcción y disposición, a partir de información poblacional, de estadísticas, indicadores, KPI, teniendo como base las enseñanzas de la aritmética. | |
| Nivel 2.6 ¿Cuáles herramientas tecnológicas se requieren para la gestión de los datos disponibles a nivel institucional? | Hacer uso de herramientas tecnológicas como Excel, R, HTLM, JavaScript, CSS y disponer la información a través de dashboards, presentaciones web, libros web y boletines digitales. |
El ejercicio de priorización que ha emprendido la Universidad Nacional en el contexto de la gestión de los datos institucionales disponibles a nivel administrativo, que se sintetiza en la figura 4.1, es una de las probables rutas que pudiera haberse emprendido en materia de gestión estadística. No obstante, esta aproximación da respuesta a la mayoría de las necesidades internas y externas que experimenta esta institución en la actualidad a unos costos institucionales razonables.
Figura 4.1: Alcance de la gestión estadística actual en la Universidad Nacional de Colombia en el contexto contemporáneo de los datos. Fuente: elaboración propia.
En el contexto contemporáneo de los datos cuantitativos son de gran utilidad tanto las aproximaciones descriptivas como aquellas que hacen uso de técnicas e instrumentos sofisticados; sin embargo, la cultura estadística en las entidades que conforman el Estado será difícil de alcanzar si se inicia con la aplicación del procedimiento más complejo; no se escala una montaña iniciando por su cima. La cultura estadística en la Universidad Nacional de Colombia y en otras universidades y entidades es posible de alcanzar si se inicia por lo esencial y, de manera reflexiva, se avanza hacia lo complejo.