5.1 Plan de acción para el fortalecimiento estadístico institucional

Para facilitar la organización, focalización y comprensión de las acciones de mejoramiento consignadas, se proponen dos elementos: en primer lugar, la construcción de una matriz de intervención institucional orientada hacia los procesos estadísticos adoptados para la generación de información estadística (operaciones estadísticas) y en segundo lugar un conjunto de recomendaciones y acciones que surgen del inventario y revisión de registros administrativos RRAA con potencial uso estadístico.

Dentro de la consolidación de este conjunto de acciones y recomendaciones se consideraron algunos postulados generales, denominados lineamientos orientadores, que limitan el alcance de las acciones e intervenciones propuestas y de unos principios rectores de la actividad estadística en la Universidad, que determinan las pautas básicas a seguir en los procesos de consolidación, procesamiento, análisis, difusión y uso de la información estadística institucional.

5.1.1 Lineamientos orientadores

  • Lineamiento N°1: Concreción del concepto de valor público en la construcción de estadísticas institucionales. Se refiere a propender que la generación de estadísticas permita adelantar la evaluación y seguimiento a los resultados institucionales alcanzados (medibles) para dar respuesta a las necesidades o demandas sociales, resultados asociados a los cambios sociales producidos por la acción institucional y por las actividades y productos entregados por las diferentes dependencias de la Universidad Nacional (BID, 2015). Puntualmente haciendo de la información un elemento articulador de las dimensiones del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, en la medida que le permiten a la vinculación de la institución y su entorno y le facilita la ejecución de sus operaciones internas. Se hace énfasis en el enfoque transversal de la Información y la comunicación frente a los demás componentes del Modelo, pues permite ampliar y profundizar en el uso y aprovechamiento de la información para los procesos internos de la Universidad (toma de decisiones, elaboración de política pública, entre otros), así como la interacción con la comunidad (grupos de valor y grupos de interés).

  • Lineamiento N°2: Reconocimiento del valor estratégico de la información y promoción del aprovechamiento de datos, mediante el desarrollo de las condiciones para que los datos generados por diferentes fuentes, sean gestionados como activos que pueden generar valor social y económico en cuanto permiten brindar respuestas efectivas y útiles frente a las necesidades de los diferentes actores institucionales.

  • Lineamiento N°3: Adopción de las regulaciones y lineamientos del Sistema Estadístico Nacional en lo referente a las fases y caracterización de los procesos estadísticos institucionales y cuyo objeto es fortalecer la capacidad institucional para producir información de calidad y orientar a las entidades en las actividades requeridas para la generación de estadísticas dependiendo las diferentes fuentes de información (censos, por muestreo o a partir de registros administrativos).

5.1.2 Principios para la actividad estadística en la Universidad Nacional de Colombia

Con base en las discusiones y mesas de trabajo realizadas para la formulación del Plan Estadístico de la Universidad Nacional de Colombia, se consideró pertinente adoptar y asumir unos principios básicos para el procesamiento, generación, análisis y difusión de estadísticas, tomando como base los propuestos en otras Entidades, como el Instituto Nacional de Estadística y Geografía de México, y el Sistema Estadístico Nacional. Los siguientes son los principios definidos:

  • Confidencialidad: Se debe garantizar que los datos obtenidos para la producción de estadísticas de las distintas fuentes, ya sean personas naturales o jurídicas, deben ser estrictamente confidenciales y utilizarse exclusivamente para fines estadísticos.

  • Interpretabilidad: Para la correcta interpretación de los datos, se debe presentar información referenciada sobre los conceptos, métodos y procedimientos estadísticos utilizados.

  • Pertinencia: Debe existir una clara relación entre la información estadística producida y los objetivos en los que se enmarca esta.

  • Transparencia: Condición bajo la cual se pone a disposición de los usuarios, los metadatos que permiten conocer el desarrollo de la operación estadística.

  • Rigurosidad: Consiste en la aplicación sistemática de los principios, métodos y procedimientos generalmente aceptados por la técnica y la ciencia estadística.

  • Eficiencia: Es la relación entre el valor de los resultados de la actividad estadística y el costo generado para obtenerlos, teniendo en cuenta el uso adecuado de los recursos disponibles.

  • Oportunidad: Se refiere al tiempo que transcurre entre la ocurrencia del fenómeno de estudio y la publicación o difusión de la información estadística, de tal forma que sea útil para la toma de decisiones.

5.1.3 Estructura de la matriz de intervención

La matriz de intervención es un recurso creado para organizar de manera coherente las acciones y recomendaciones que propone el Plan Estadístico Institucional, y son usadas en el diagnostico y evaluación.

  • Línea estratégica: En este componente se establece una asociación entre las fases del proceso estadístico (Detección y análisis de requerimientos, Ejecución, Análisis, Difusión) y la cadena de valor (insumos, procesos, productos y resultados)utilizada como herramienta principal para representar las intervenciones públicas (DNP, 2015a) o las actividades gubernamentales (OCDE, 2009); la asociación se sintetiza en tres grandes procesos en los que se orienta y soporta la actividad estadística en general: Programación Estadística (¿qué?,¿ cuándo?, ¿quién? y ¿dónde? se produce la información estadística?), producción estadística (¿cómo se produce? y ¿cuáles son lineamientos de Aseguramiento de la calidad estadística y Regulación estadística?), Usabilidad y aprovechamiento de la información generada (¿Para qué?) y un cuarto proceso se refiere a las adaptaciones institucionales o capacidades para entronizar en funcionarios y dependencias una visión estratégica de la información estadística institucional este proceso se define como cultura estadística.

    Con esta organización se busca que se identifiquen y focalicen las intervenciones institucionales en el proceso en las cual se presenten sugerencias o recomendaciones de mejora y se eviten las intervenciones muy generales que pretendan atender todas las componentes de la actividad estadística simultáneamente.

  • Aspecto susceptible de mejora: Este componente de la matriz de acción describe el conjunto de hallazgos y elementos que requieren atención en términos de fortalecimiento estadístico. Sintetiza las dificultades u oportunidades de mejora, identificadas con la revisión y análisis de información adelantado en el desarrollo del proyecto, en otros términos, referencia los errores recurrentes en la producción, consolidación, procesamiento y análisis de información estadística o que demuestran desconocimiento; además se incluyen los aportes, recomendaciones o solicitudes explicitas consolidadas mediante encuestas y entrevistas con los funcionarios y que evidencian necesidades en materia de producción o gestión de la información estadística en la Universidad.

  • Estrategia: Se refiere a las líneas generales de Intervención que buscan mejorar la gestión, producción, análisis y difusión de información estadística de carácter estratégico y que abren paso a una sucesión de acciones que tienen como propósito la consecución de un determinado objetivo.

  • Acciones puntuales de mejora: Recomendaciones de acción propuestas con base en el conjunto de estrategias definidas. Su importancia radica en la conveniencia de precisar acciones concretas que permitan avanzar en la atención oportuna de cada uno de los aspectos susceptibles de mejora.

  • Metas: Hacen referencia al desempeño esperado en la materialización de cada una de las acciones de fortalecimiento propuestas. Desde esta perspectiva, permite medir el cumplimiento del plan de acción propuesto.

  • Indicador: En este contexto se refiere a la unidad que permite medir o comparar los resultados efectivamente obtenidos, en la ejecución de cada una de las acciones propuestas en el plan de acción. Permite conocer un “valor” de comparación referido a cada META asociada.

  • Responsable: Es un componente esencial de la matriz en la medida que se define quién o quiénes son los responsables de promover, socializar, implementar y hacer seguimiento de cada una de las acciones de fortalecimiento estadístico propuestas en el Plan de Acción.

  • Tiempo requerido: Es una dimensión esencial en un Plan de Acción, y en este caso se refiere al periodo definido para la implementación de cada una de las acciones propuestas.

  • Ámbitos: Hace referencia al alcance de la intervención o de la acción institucional, en este componente se identifica específicamente el actor objeto de intervención, es decir, hacia quién debe orientarse las acciones de fortalecimiento estadístico. En ese sentido, se delimitan las acciones enfocadas hacia el individuo, es decir, aquellas que consideran al funcionario como la unidad de intervención e implementación de la acción propuesta. Por otro lado, se organizan las acciones que tienen como objeto de intervención cada una de las dependencias que conforman el nivel central de la Universidad Nacional y que tienen en su haber la producción o utilización de información estadística Estratégica. Finalmente, se conforma un conjunto con las acciones de mejora de carácter general para la Universidad, es decir, aquellas acciones que implican cambios o ajustes a nivel global para garantizar o mejorar la producción estadística en condiciones de calidad, oportunidad y confiabilidad.

  • Priorización: De acuerdo con la magnitud de la recomendación y la disponibilidad de recursos para asumir su implementación es necesario establecer un orden jerárquico a las acciones propuestas, se propone entonces la siguiente calificación: alta si el nivel de atención e implementación es imperativo, media si las acciones se pueden implementar de manera progresiva y baja si es posible postergar en alguna medida su implementación o si la no implementación no afecta de manera significativa el proceso de fortalecimiento estadístico.

    Si bien en la matriz, la lectura se debe hacer de forma horizontal, el esquema analítico para la formulación de las acciones atiende cierta verticalidad, partiendo desde los ejes de intervención hasta llegar a la definición de responsables y tiempos requeridos para su ejecución.

Estructura de la matriz

Figura 5.1: Estructura de la matriz

Este modelo requiere como complemento a la formulación de las acciones propuestas, la socialización, validación y aprobación por parte de los responsables de los procesos, con lo cual se busca que los funcionarios delegados de las dependencias y el equipo técnico del proyecto, acuerden para cada acción propuestas a los siguientes elementos: metas, tiempo y recursos requeridos para su implementación, responsables en el desarrollo e implementación de las acciones y se define el nivel de importancia o prioridad que se asignaría a cada una.

Con esta estructura se busca facilitar la comprensión y operacionalización del conjunto de recomendaciones, sugerencias y acciones contenidas en este documento, además, ofrece la posibilidad de ordenar y priorizar acciones de acuerdo a las demandas más relevantes en sus procesos de producción y gestión de información estadística.

5.1.4 Marco conceptual de la matriz de intervención

En este apartado se integran los principales conceptos que orientan la estructura de la matriz y las acciones de intervención propuestas.

5.1.4.1 Planificación estadística

La Planificación Estadística es un proceso técnico, dinámico y permanente que define, organiza y prioriza las estadísticas requeridas para la toma de decisiones10. Facilita la coordinación y regulación de la actividad estadística para optimizar, en un tiempo determinado y con unos recursos establecidos, la gestión, utilidad y aprovechamiento de esta información.

Para el caso particular de la Universidad, la planificación estadística establece el conjunto de procesos necesarios que permiten: Conocer, diagnosticar y organizar la actividad estadística y establecer lineamientos para su fortalecimiento; identificar y priorizar la información estadística requerida para la formulación y el diseño de políticas, planes, proyectos; determinar las necesidades de información estadística y desarrollar un plan para resolver las necesidades y limitaciones de información; contribuir al uso eficiente de los recursos financieros, tecnológicos y humanos dirigidos hacia la actividad estadística; facilitar la toma de decisiones, el seguimiento, monitoreo y evaluación de las políticas, planes y programas institucionales; facilitar la articulación entre productores y usuarios fortaleciendo su comunicación y coordinación en cuanto a la producción y el manejo de la información estadística.

En ese sentido el objetivo de las acciones planteadas en este apartado, es: “Promover la definición, organización, priorización y producción de estadísticas institucionales requeridas para la toma de decisiones”.

Como resultados de la revisión de la información estadística identificada y documentada por los funcionarios en la construcción del Plan Estadístico Institucional, se identificó un conjunto de aspectos en términos de planificación estadística, susceptibles de mejorar.

5.1.4.2 Aseguramiento de la Calidad Estadística

Es el instrumento mediante el cual se asegura la calidad del proceso estadístico dentro del marco de los “Principios Fundamentales de las Estadísticas Oficiales de Naciones Unidas” y de los criterios de calidad sugeridos por el DANE como pertinentes para cumplir con los requisitos y necesidades de los usuarios, y así contribuir a la credibilidad, confiabilidad y transparencia en la producción de información estadística (DANE, 2015). Establece un conjunto de procedimientos necesarios, orientados a garantizar que un producto o servicio cumpla con los estándares de calidad de la información.

Acorde con estas premisas, el objetivo de esta sección es adelantar recomendaciones en torno al proceso de producción de información estadística estratégica en la Universidad Nacional, analizando las principales variables que permiten el aseguramiento de su calidad.

El objetivo fundamental de las acciones incluidas en este apartado es:

“Asegurar la calidad de los procesos estadísticos adelantados por las áreas y dependencias del nivel central de la Universidad Nacional, de acuerdo a los estándares nacionales e internacionales, de manera que las estadísticas generadas cuenten con credibilidad, confiabilidad y transparencia en su producción”.

5.1.4.3 Regulación Estadística

Es un instrumento mediante el cual se adoptan un conjunto de buenas prácticas, normas y estándares estadísticos. Su implementación, permite la armonización, comparabilidad, agregabilidad, calidad e integración de las estadísticas oficiales en el país, dentro del marco de los Principios Fundamentales de las Estadísticas Oficiales de la Organización de las Naciones Unidas (ONU).

La regulación estadística genera las reglas que serán aplicables al conjunto de procesos, procedimientos, métodos y técnicas para el diseño, la recolección, el tratamiento, el análisis, la actualización, la organización, el procesamiento, la integración, la compilación y la conservación de datos e información de carácter estadístico (DANE,2015).

Como resultado de la adopción de los principios de la regulación estadística se espera cumplir con el objetivo fundamental de mejorar los procesos, procedimientos y métodos utilizados en la elaboración de las estadísticas institucionales; con estos elementos se fortalece, la comparabilidad, la calidad, la credibilidad y la integridad de las estadísticas que produce la Universidad y se contribuye a la identificación e implementación de las buenas prácticas y los estándares para la producción estadística.

5.1.4.4 Cultura Estadística

En este eje se incluyen los elementos relacionados con las prácticas cotidianas en el desarrollo de actividades de gestión, manejo, producción y difusión de información estadística, tanto de los funcionarios como de las dependencias que componen la Universidad. En particular se refiere a aspectos relacionados con dos componentes interrelacionados:

  • Capacidad para interpretar y evaluar críticamente la información estadística, los argumentos apoyados en datos o los fenómenos que los funcionarios pueden encontrar en diversos ámbitos de la Universidad.

  • Capacidad para discutir, soportar y difundir sus opiniones respecto a tales informaciones estadísticas cuando sea relevante, con argumentos y procesos validados que se ven directamente relacionados con:

    • Conocimientos y destrezas de los componentes básicos conceptual y procedimental de la estadística. Según Moreno (1998).

    • El razonamiento estadístico que incluye según Wild y Pfannkuch (1999) como componentes fundamentales:

      • Reconocer la necesidad de los datos.

      • Transnumeración o la comprensión que puede surgir al cambiar la representación de los datos.

      • Percepción de la variación. La recogida adecuada de datos y los juicios correctos a partir de los mismos requieren la comprensión de la variación que hay y se transmite en los datos.

      • Intuiciones: Al enfrentarnos a las situaciones cotidianas y tareas profesionales en que es preciso tomar decisiones basadas en la evaluación de probabilidades inconscientemente podemos suprimir una parte de la información y producir decisiones sesgadas.

      • Actitudes: La cultura no es solamente conocimiento y capacidad. La parte emocional–sentimientos, valores, actitudes son también componentes importantes.

5.1.5 Síntesis de la matriz de intervención

En este apartado se presentan de manera sintética las líneas estratégicas, así como los objetivos del Plan Estadístico Institucional las cuales se desarrollarán de manera precisa en el Capítulo 6.

  • Línea estratégica 1: LINEAMIENTOS CONCEPTUALES Y METODOLÓGICOS

    • Objetivo 1. Producir los lineamientos conceptuales que orienten la actividad estadística en la Universidad.

    • Objetivo 2. Establecer los instrumentos metodológicos que apoyen el desarrollo de la actividad estadística en la Universidad.

  • Línea estratégica 2: PRODUCCIÓN ESTADÍSTICA

    • Objetivo 1. Establecer y adoptar los lineamientos del proceso estadístico para la generación de estadísticas estratégicas institucionales.

      • Objetivo 2. Fortalecer la gestión estadística institucional
  • Línea estratégica 3: GESTIÓN DE LAS CAPACIDADES TÉCNICAS Y TECNOLÓGICAS PARA LA PRODUCCIÓN ESTADÍSTICA

    • Objetivo 1. Fortalecer las capacidades técnicas y tecnológicas para la gestión de la información estadística institucional (disposición de hardware y adquisisicón y dominio de software).
  • Línea estratégica 4: CULTURA ESTADÍSTICA

    • Objetivo 1. Promover la difusión y conocimiento de la información estadística estratégica institucional.

    • Objetivo 2. Promover el uso y aprovechamiento de los datos, estadísticas e indicadores como activo estratégico institucional.