3.4 Análisis de la demanda, cruce entre oferta y demanda
La demanda de información es entendida como el conjunto de requerimientos de información de las diferentes dependencias o equipos de trabajo, necesarios para cumplir con su misionalidad, planes de acción y/o atender los requerimientos internos o externos.
En los apartados anteriores se han descrito las etapas para realizar un análisis de oferta y caracterización de las demandas de información a “micro –niveles”, al interior de la Universidad, lo cual es de gran utilidad porque permite diagnosticar el estado de la producción actual e identificar las oportunidades de mejora en cuanto a la información que emplean unas dependencias, proveniente de otras dependencias o entidades diferentes.
En esta etapa del Plan Estadístico, se adelantó el cruce de la totalidad de la oferta y la demanda, es decir, todo lo que se produce (operaciones estadísticas, consolidado de registros administrativos) y todo lo que se requiere, en términos de información estadística, para el cumplimiento de la misión de la Universidad. Esto permitió, por un lado, establecer los flujos de información dentro y fuera. Así mismo, permitió identificar aquellos requerimientos que pueden ser atendidos, de manera parcial o total, por la información estadística existente.
El hecho de tener una visión global de las existencias, usos y necesidades no satisfechas de información, facilitó la tarea de priorización de la producción (etapa siguiente), en la medida en que permitió una visión decanta de las necesidades, potencialidades, y limitaciones de la Universidad en materia de producción estadística.
Si pensamos en el estado ideal, como un equilibrio entre lo que se produce (la oferta) y lo que se requiere para el cumplimiento cabal de la misión (la demanda), en términos de información estadística, el cruce entre oferta y demanda no es más que la suma de estos dos elementos, cuya diferencia refleja las necesidades de información para equilibrar la ecuación. Es tarea y objetivo fundamental del Plan Estadístico, identificar dicha diferencia y plantear el camino más expedito para que se alcance el equilibrio.
3.4.1 Análisis de demanda satisfecha de información
La demanda satisfecha de información hace referencia a la información requerida y que está siendo entregada a sus solicitantes para su respectivo uso. Para el proceso del Plan Estadístico se analizó como demanda de información a las operaciones e indicadores producidos por otras oficinas, dependencias o entidades, que están supliendo efectivamente las necesidades de información en cada dependencia que reportó ser usuario de información estadística de otras fuentes. El análisis de esta información incluye un diagnóstico de satisfacción dado por los usuarios o demandantes, considerando la disponibilidad de la información y las restricciones o inconvenientes que presente la información, como son: cobertura temática, cobertura geográfica, confiabilidad, credibilidad de los resultados, reserva estadística, oportunidad de los resultados, accesibilidad y procesamiento.
3.4.2 Análisis de demanda no safisfecha de información
La demanda no satisfecha de información es el conjunto de requerimientos que tienen algunos demandantes de información no atendidos con la oferta disponible. Para verificar que es efectivamente demanda insatisfecha, se verifica que en todo el inventario consolidado de información, esta no se esté produciendo, en caso contrario que sí se identifique productor se clasifica como demanda satisfecha y se busca establecer el mecanismo de intercambio entre oferentes y demandantes.
En esta sección también se analiza, en términos de utilidad y coherencia, las demandas de información y de indicadores realizadas por las dependencias, que fueron reportadas como insatisfechas por parte de los funcionarios encuestados, de esta forma, se determinó el origen de estos requerimientos y la utilidad de ellos para el cumplimiento de sus competencias misionales o para el buen desempeño de las funciones de cada dependencia, en particular.