4.1 Diagnóstico de la oferta de operaciones estadísticas
Una vez aplicados los formularios de oferta y demanda de información estadística en todas las dependencias, se contó con los insumos necesarios para realizar el diagnóstico de la información estadística que produce la Universidad, que a su vez, es insumo fundamental para la formulación del Plan. Dicho diagnóstico, incluyó tanto el análisis de oferta como el de demanda, con el fin de establecer cuál era el estado real de la producción y en qué grado se satisfacen las necesidades de información (internas y externas).
4.1.1 Análisis de la oferta de información
La oferta en este caso se entiende como la información producida y puesta a disposición de posibles usuarios en un momento determinado. Para evaluar la oferta se tomó como primer criterio de evaluación a modo de marco general, el carácter misional o estratégico de la información producida por la UNAL. Lo anterior es claro en el sentido en que la producción de estadísticas debe obedecer a las necesidades de información para la toma oportuna y acertada de decisiones estratégicas de la Universidad, cabe aclararse, que no se desconoce la importancia de la información estadística que permite medir y hacer seguimiento a la gestión de cada una de las áreas vinculadas al proceso, solo que en el desarrollo del Plan se consideró la producción de información estratégica.
Para la Universidad Nacional de Colombia se identificó una producción de 43 operaciones estadísticas y 69 registros administrativos. A la totalidad de las operaciones documentadas se les aplicó el proceso de revisión técnica y se sugirieron modificaciones para mejorar sus procesos de producción.
| Operación | Productor | Código |
|---|---|---|
| Consolidación de información de inscritos y admitidos a los programas curriculares de pregrado semestralmente por la Universidad Nacional de Colombia | Dirección Nacional de Admisiones | dna12:1 |
| Consolidación de información de inscritos y admitidos a los programas curriculares de posgrado semestralmente por la universidad Nacional de Colombia | Dirección Nacional de Admisiones | dna12:3 |
| Estadísticas de gestión anual del Sistema de Bienestar Universitario | Dirección Nacional de Bienestar Universitario | dnbu16:1 |
| Medición de la Satisfacción del Usuario | Dirección Nacional de Bienestar Universitario | dnbu16:2 |
| Identificación de potencialidades y vulnerabilidades al momento del ingreso para estudiantes de pregrado. | Dirección Nacional de Bienestar Universitario | dnbu16:3 |
| Medición de Indicadores de Gestión | Dirección Nacional de Bienestar Universitario | dnbu16:4 |
| Monitoreo de prensa | UNIMEDIOS | unimedios19:1 |
| Seguimiento a las órdenes contractuales de prestación de servicios de personas naturales de la Universidad Nacional de Colombia | Gerencia Nacional Financiera y Administrativa | gnfa20:1 |
| Informe Seguimiento a la información del proceso de Gestión de Bienes | Gerencia Nacional Financiera y Administrativa | gnfa20:2 |
| Informe consolidado de Ejecución Presupuestal (Presupuesto) | Gerencia Nacional Financiera y Administrativa | gnfa20:3 |
| Memoria Financiera (Gerencia Nacional Financiera y Administrativa) | Gerencia Nacional Financiera y Administrativa | gnfa20:4 |
| Indicadores del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios | Gerencia Nacional Financiera y Administrativa | gnfa20:5 |
| Estadísticas de contratación | Gerencia Nacional Financiera y Administrativa | gnfa20:6 |
| Estados Contables Consolidados UN | Gerencia Nacional Financiera y Administrativa | gnfa20:8 |
| Seguimiento al sistema de peticiones de la Universidad Nacional | Vicerrectoría General | vrg21:1 |
| Seguimiento a la rendición de cuentas | Oficina De Planeación Sede Bogotá | opb23:1 |
| Consolidar las estadísticas de la Sede Bogotá | Oficina De Planeación Sede Bogotá | opb23:2 |
| Seguimiento al Plan de Acción institucional | Oficina De Planeación Sede Bogotá | opb23:3 |
| Libro de capacidades de Investigación de la Universidad Nacional de Colombia | Vicerrectoría de Investigación | vri25:1 |
| Consolidación de la información estadística para los procesos de autoevaluación y evaluación continua | Dirección Nacional de Programas Curriculares de Posgrado | dnpr26:1 |
| Consolidación de la movilidad estudiantil entrante y saliente | Oficina de Relaciones Exteriores | dre28:1 |
| Convenios nacionales e internacionales | Oficina de Relaciones Exteriores | dre28:3 |
| Indicadores opinión de apoyo a la autoevaluación de los programas de pregrado | Dirección Nacional de Programas Curriculares de Pregrado | dnpcp32:1 |
| Indicadores estadísticos de apoyo a la autoevaluación de los programas de pregrado | Dirección Nacional de Programas Curriculares de Pregrado | dnpcp32:2 |
| Consolidación de Estadísticas de Personal Académico y Administrativo | Dirección Nacional de personal académico y administrativo | dnpa33:1 |
| Consolidación del Informe Docente | Dirección Nacional de personal académico y administrativo | dnpa33:2 |
| Consolidación Programación anual Presupuesto Gastos de Nómina | Dirección Nacional de personal académico y administrativo | dnpa33:3 |
| Consolidación del gasto mensualizado de nómina por sede (PAC - Plan anual mensualizado de caja) | Dirección Nacional de personal académico y administrativo | dnpa33:4 |
| Informe anual costos de personal | Dirección Nacional de personal académico y administrativo | dnpa33:5 |
| Construcción de la Revista de Estadísticas e indicadores de la Universidad Nacional de Colombia | Dirección Nacional de Planeación y Estadística | dnpe40:1 |
| Seguimiento al Plan de Desarrollo de la Universidad Nacional de Colombia | Dirección Nacional de Planeación y Estadística | dnpe40:2 |
| Distribución y seguimiento de los recursos de inversión | Dirección Nacional de Planeación y Estadística | dnpe40:3 |
| Consolidación de Indicadores de Extensión de la Universidad Nacional de Colombia | Dirección Nacional de Extensión, Innovación y Propiedad Intelectual | dne41:2 |
| Generador de indicadores | Dirección Nacional de Información Académica | sia61:1 |
| Encuesta de satisfacción al usuario | Programa de egresados | pe78:1 |
| Reporte mensual, Unidad del Servicio Público de Empleo | Programa de egresados | pe78:2 |
| Reporte indicadores del Sistema Nacional de Bibliotecas | Oficina Nacional de Bibliotecas | sinab79:1 |
| Consolidación de Procesos Judiciales y de conciliación de las Sedes | Dirección Jurídica Nacional | djn83:1 |
| Consolidación de la información editorial de la Universidad Nacional de Colombia | Editorial UN | editorial84:1 |
| Consolidado de indicadores ambientales de la Universidad Nacional | Sistema Gestión Ambiental | siga87:1 |
| Consolidación de la medición de indicadores ambientales - GREENMETRIC | Sistema Gestión Ambiental | siga87:2 |
| Consolidación de la información de encuestas para los procesos de autoevaluación y evaluación continua | Dirección Nacional de Programas Curriculares de Posgrado | dnpr26:2 |
| Medición de la satisfacción del usuario | Vicerrectoría General | vrg21:2 |
| Productor | Nombre del registro administrativo RRAA |
|---|---|
| Dna | Reporte estándar del ISYSDNA para pregrado |
| Dnbu | Sistema de Información de Bienestar Universitario - SIBU |
| Dnbu | Encuesta de satisfacción |
| Dne | Consolidación de la información de HERMES |
| Dnpa | Planta Ocupada Personal Docente y Administrativo Sedes |
| Dnpa | Reporte Ranking QoS |
| Dnpa | Reporte Ranking THE |
| Dnpa | Reporte SNIES |
| Dnpa | Reporte Sistema de Autoevaluación Programas de Pregrado |
| Dnpa | Reporte Sistema de Autoevaluación Programas de Posgrado |
| Dnpa | Reporte conceptos de nómina por empleado para el Fondo Pensional |
| Dnpa | Información para Consejos Profesionales |
| Dnpa | Informe desfinanciación de la Educación en Colombia que lidera el SUE |
| Dnpa | Informe de rendición de cuentas a la Contraloría General de la República SIRECI |
| Dnpa | Informe ajustes presupuestales |
| Dnpa | Informe gastos de personal |
| Dnpa | Nómina intereses cesantías |
| Dnpa | Reporte informativo consolidación cesantías anuales |
| Dnpa | Informe gastos de nómina Vigilancia |
| Dnpa | Informe información exógena DIAN |
| Dnpa | Informe Índices de costos de la educación superior ICES |
| Dnpa | Reporte de productividad Académica |
| Dnpa | Reporte de reconocimiento de puntaje por títulos |
| Dnpa | Reporte de reconocimiento de puntaje por dirección de Tesis de Posgrado |
| Dnpa | Reporte Estadísticas concurso profesoral |
| Dnpa | Informe situaciones administrativas del Personal Docente |
| Dnpa | Informe de reconocimiento de tenencias de cargo |
| Dnpe | Consolidar y reportar información al Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes–SIRECI |
| Dnpe | Suministro de información al Sistema Nacional de Información de la Educación Superior SNIES |
| Dnpe | Información para el Sistema de Prevención y Análisis a la Deserción en las Instituciones de Educación Superior -SPADIES |
| Dnpe | Información para la elaboración del documento para la Calificadora de Riesgo |
| Dnpr | Registro de la información de los programas curriculares de posgrado en el Sistema Nacional de Información de Educación Superior (SNIES) a través del Sistema de Aseguramiento de la Calidad en la Educación Superior (SACES), sistemas adscritos al Ministerio de Educación Nacional (MEN) |
| Dre | Movilidad entrante, saliente, registro convenios |
| Editorial | Control ISBN |
| Gnfa | Reporte de Información general técnica, administrativa y jurídica sobre los activos inmobiliarios de la Universidad en el Sistema SIGA (Gestión de bienes) |
| Gnfa | Declaración y pago de Retención en la fuente (Tesorería) |
| Gnfa | Declaración y pago de retención de impuestos de industria y comercio de Bogotá (ICA)(Tesorería) |
| Gnfa | Informe Contribución 5% de Obra Pública (Tesorería) |
| Gnfa | Informe Estampilla ProUniversidad Nacional de Colombia (Tesorería) |
| Gnfa | Informe Rendimientos Financieros Sistema General de Regalías (SGR) (Tesorería) |
| Gnfa | Informe de Inversiones Financieras - Artículo 58 Decreto 1525 de 2008 (Tesorería) |
| Gnfa | Reporte de información al SMSCE del módulo de cuentas del Sistema General de Regalías (SGR) – Ley 1530 del 17 de mayo de 2012 (Tesorería) |
| Gnfa | Reporte Informe CHIP (Presupuesto) |
| Gnfa | Reporte Informe CHIP REGALÍAS (Presupuesto) |
| Gnfa | Informe Balanza de pagos (Presupuesto) |
| Gnfa | Formato de rendición de cuentas SIRECI CGR:M-9. Gestión Contractual. |
| Gnfa | Formato de rendición de cuentas SIRECI CGR:M-1.Cuenta o informe anual consolidado (Formulario F2. Plan de Compras) |
| Gnfa | Formato de rendición de cuentas SIRECI CGR:M-11.1. Econom y finanzas (Formulario F50.7 Personal y costos-contratistas) |
| Gnfa | Muestra trimestral de Comercio Exterior de Servicios MTCES |
| Gnfa | Indice de Costos de la Educación Superior ICES |
| Gnfa | Informe de SARES Vigentes ( Adquisición de bienes y servicios) |
| Gnfa | Formato de Estampilla Pro Universidad Nacional de Colombia y demás Universidades estatales de Colombia ( Adquisición de Bienes y Servicios) |
| Gnfa | Formato de Registro Recaudo Contribución - FONSECON (Adquisición de Bienes y Servicios) |
| Gnfa | Declaración de ingresos y patrimonio - DIAN (Contable) |
| Gnfa | Reporte Boletín de Deudores Morosos del Estado (Contable) |
| Gnfa | Reporte para el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior (SNIES). (Contable) |
| Gnfa | Información exógena de la Universidad. (Contable) |
| Pe | Registro de egresado |
| Sia | Sistema de Información Académica |
| Siga | Formato 8 del Reporte de la contraloría Controlaría General de la Nación |
| vrg | Reporte de quejas y reclamos |
| vrg | Seguimiento a los resultados de las Auditorías |
| vrg | Reporte MERCO |
| vrg | Sistema de Gestión Ambiental - GreenMetric |
| vri | Registro y seguimiento de proyectos de investigación o extensión con financiación externa |
| vri | Registro para ejecución y seguimiento de las convocatorias internas |
| vri | Registro de laboratorios y equipos |
| vri | Registro y administración de las colecciones |
| vri | Registro y administración de los grupos de investigación |
4.1.2 Resultados agregados de la revisión de operaciones estadísticas ofertadas por las dependencias UN
Criterios definidos para el diagnostico de las operaciones estadísticas propias de las dependencias del orden nacional de la Universidad Nacional de Colombia.
4.1.2.1 Documentación técnica de la operación estadística
Con este criterio se busca responder a la pregunta: ¿Qué tan documentada está la operación estadística en relación a los parámetros establecidos en los campos de la ficha técnica?
4.1.2.2 Calidad del Proceso estadístico
4.1.2.2.1 Accesibilidad
Facilidad con que la información estadística puede ser ubicada y obtenida por los usuarios. Contempla la forma en que ésta se provee, los medios de difusión, así como la disponibilidad de las fichas técnicas y los servicios de apoyo para su consulta. Se verifica si los resultados de la operación estadística, se divulgan por medios de mayor difusión como página web o sistema de información de manera que los distintos usuarios pueden acceder fácilmente a éstos. De los resultados de estos criterios se asigna una calificación para la operación entre el rango de 0-4.
4.1.2.2.2 Coherencia
Se refiere al grado en que están lógicamente conectados los conceptos utilizados, las metodologías aplicadas y los resultados producidos por la operación. Verifica la consistencia lógica entre todos los elementos que hacen parte de la ficha e identifica las posibles contradicciones o ambigüedades que puedan existir entre los campos diligenciados.
Figura 4.3: Resultados de Coherencia de OE
4.1.2.2.3 Continuidad
Hace referencia a la garantía de la producción permanente de la operación estadística, basada en la adecuación de los recursos así como en el soporte normativo.
Figura 4.4: Resultados de Continuidad de OE
4.1.2.2.4 Exactitud
Grado en que los resultados de la operación estadística se aproximan y describen correctamente las cantidades o características que se desean medir.
Figura 4.5: Resultados de Exactitud de OE
4.1.2.2.5 Interpretabilidad
Facilidad con la que el usuario puede entender, utilizar y analizar los datos; teniendo en cuenta el alcance de los mismos, en otros términos, se trata de indagar si en la ficha se identifica claramente el ¿qué?, ¿para qué? y el ¿cómo? se adelanta la operación estadística.
Figura 4.6: Resultados de Interpretabilidad de OE
4.1.2.2.6 Oportunidad
Se refiere al tiempo que transcurre entre la ocurrencia del fenómeno de estudio y la publicación de la información estadística, de tal manera que sea útil para la toma de decisiones. Se verifica si las estadísticas producidas se difunden de manera oportuna, esto es, si la periodicidad de producción del último dato y difusión son coherentes y no distan en más de un periodo una de la otra.
Figura 4.7: Resultados de Oportunidad de OE
4.1.3 Análisis descriptivo de la información demandada
La demanda de información es entendida como el conjunto de requerimientos de información de las diferentes dependencias o equipos de trabajo, necesarios para cumplir con su misionalidad, planes de acción y/o atender los requerimientos internos o externos.
Se registró un total de 47 demandadas de información, en 36 de ellas se cuenta con el requerimiento que es suministrado directamente por parte de sus productores, la mayoría son producidas por dependencias o áreas internas, en 8 casos los productores son externos, las entidades son el ICFES, bases bibliográficas WOS – SCOPUS, Colciencias, Ministerio de Educación, Superintendencia de Inductria y Comercio - SIC y la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual - OMPI.
En el caso de la información con la que no se cuenta, una de estas demandas es producida por el Ministerio de Educación, el Observatorio de la Educación Superior y Observatorio Laboral de la Educación - OLE. En las otras 10 demandas se identificaron áreas o dependencias internas como sus productores.
Para 39 demandas, la información se pude obtener de forma gratuita, 3 la obtienen por convenio y otras 3 por solicitud; solo en un caso, la información es comprada. En la demanda restante se registró para esta pregunta un valor no válido como respuesta.
Figura 4.10: Forma de obtención de la información vs. Medio de obtención de la información
El nivel de satisfacción de necesidades con información obtenida no es muy alto, apenas en el 43% que, corresponde a 20 demandas, la satisfacción es total. En el 36%, que corresponde a 17 demandas, la satisfacción es parcial y mínima para el 13%. En los casos restantes no se tiene respuesta a esta pregunta.
Figura 4.11: Nivel de Satisfacción de Necesidades
En 11 de las demandas que corresponden al 23% nunca se han presentado inconsistencias, en el 49% algunas veces, y en el 13% siempre se presentan inconsistencias. En los casos restantes no se tiene respuesta a esta pregunta.
Figura 4.12: Frecuencia de inconsistencias en la información entregada
El principal uso de la información demandada es la producción de estadísticas. En segundo lugar, el diseño, la formulación y el seguimiento a planes, programas o proyectos y, en tercer lugar, el análisis de contexto.
Figura 4.13: Usos de la información demandada
4.1.4 Registros administrativos (RRAA)
Como resultados de la indagación de información estadística usada o producida por las diferentes áreas o dependencias que conforman el nivel central de la Universidad Nacional, se identificó que buena parte de la información estadística producida usa como fuente primaria de datos la información consolidada mediante registros administrativos 9, en ese sentido, cada dependencia adelantó en un formato estándar la documentación de las características técnicas de los registros que están bajo su responsabilidad, en total se identificaron y diligenciaron sesenta y nueve registros administrativos los cuales, para su consulta y potencial uso estadístico, fueron relacionados en una base de datos.
A los registros reportados por las dependencias se les aplicó un proceso de revisión en tres criterios específicos: completitud, validez de contenido y coherencia. Los resultados generales del proceso se resumen en los siguientes gráficos.
Figura 4.14: Completitud de las fichas de RRAA
Dentro de las principales razones de no completitud de las fichas, se destaca la no especificación de si la información consolidada mediante el registro administrativo es insumo para la medición de indicadores o si son parte de operaciones estadísticas. También se identificaron problemas en la definición de población objetivo y las variables que se incluyen en el registro.
Figura 4.15: Validez de contenido de las fichas de RRAA
Los problemas de validez de contenido se refieren básicamente a la definición de los objetivos y de las unidades de observación correspondiente al registro administrativo.
Figura 4.16: Coherencia de las fichas de RRAA
Dentro de los problemas de incoherencias más frecuentes se encontró la no correspondencia entre la descripción del registro administrativo y la unidad de observación relacionada.
4.1.5 Cruce oferta demanda
Para la Universidad Nacional de Colombia se identificó una producción de 43 operaciones estadísticas y 69 registros administrativos, por otro lado, se reportó una demanda (satisfecha e insatisfecha) de 53 requerimientos de información estadística. El ejercicio de cruce de oferta demanda, consiste en establecer flujos de información y en identificar qué operaciones estadísticas pueden ser fuente para suplir estas necesidades o demandas de información.
Flujos de información
De los 53 requerimientos de información, 43 están siendo satisfechos, total o parcialmente por las operaciones estadísticas reportadas en la oferta, o por alguna otra fuente de información. A continuación, se presenta los flujos de información indicando las áreas demandantes con los códigos de los requerimientos de información, y frente a ellos, el código de la operación estadística que satisface este requerimiento junto a su área productora, o el nombre del registro administrativo, esto en el caso de ser producidos por la Entidad y haber sido documentados dentro del inventario del Plan Estadístico. En caso contrario se indica el nombre de las entidades productoras o de las otras fuentes que estén siendo utilizadas para tomar la información. En el caso en el que los requerimientos no estén siendo satisfechos, el diagrama muestra el comentario: “No cuenta con la información”.
Figura 4.17: DNA
La DNA presentó tres requerimientos, y cuenta con esta información, considera la información suministrada satisface completamente sus necesidades.
Figura 4.18: DNTIC
La DNTIC presentó el requerimiento 17:1 “Información del inventario semestral de activos tecnológicos de Hardware y software de la Universidad Nacional” con el cual no cuenta, de acuerdo a la información documentadas, se considera que la operación 25:1 “Indicadores del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios” de la GNFA, podría ser una fuente de información y, otra posible fuente, sería el registro administrativo 42:1 “Reporte de Información general técnica, administrativa y jurídica sobre los activos inmobiliarios de la Universidad en el Sistema SIGA (Gestión de bienes)” también de esta área.
Figura 4.19: DNTIC
Para la DRE, la información suministrada por el SIA para su requerimiento 29:1 “Registros completos y oportunos de las movilidades efectivas entrantes y salientes” satisface parcialmente sus necesidades de información, esto debido a que las sedes, a quienes se les solicita la información en muchas ocasiones no tienen esta información consolidada.
Figura 4.20: DNPCP
Para la DNPCP, la información suministrada para sus requerimientos: “Registros académicos periódicos – SIA (31:1)” y “Registros académicos periódicos – DNA” (31:3), satisfacen parcialmente sus necesidades de información. El motivo es que cada usuario no tiene un identificador entre las diferentes bases de datos, aunque estas son de la misma Universidad. Para sus otros tres requerimientos la satisfacción con la información suministrada es completa.
Figura 4.21: VRI
La VRI presenta ocho requerimientos de información, seis de ellos tienen un nivel parcial de satisfacción con la información que les es suministrada. A continuación, se describen estos requerimientos, así como sus motivos de insatisfacción.
Base de datos de producción académica, personal docente, comisiones de estudio (35:1), motivo: La producción académica y el personal docente requiere ser clasificado por áreas de conocimiento y agendas de conocimiento, categorías que desde el registro administrativo no se obtienen.
Base de datos de producción académica WOS y SCOPUS (35:2), motivo: El registro de la información no es homogéneo, requiere depuración y normalización de datos.
Información de movilidad y avales (35:4), motivo: El registro administrativo no se suministra oportunamente por parte de las facultades.
Base de datos de proyectos de investigación (35:5), motivo: Se requiere normalizar y clasificar datos.
Información de convenios (35:6), motivo: Se requiere mayor información de cada convenio: Año de suscripción, fecha de inicio, fecha de terminación, país, nombre de la institución, objeto del convenio, sede que coordina, facultad que coordina, profesor que coordina, área de conocimiento y tipo de convenio.
Base de datos de grupos de investigación e investigadores (35:8), motivo: La información procede de una base de datos Oracle de la cual se deben extraer los datos, han codificado variables y no se tiene acceso a qué corresponden los códigos.
Figura 4.22: DNPR
La dependencia DNPR tiene dos requerimientos de información “Valoración de la calidad de losproductos académicos -artículos científicos- producidos por la comunidad Académica de la Universidad (factor de impacto, cuartil, etc.)” y “Citas y co-citaciones de artículos científicos producidos por la comunidad Académica de la Universidad” esta demanda está completamente insatisfecha, y no fue posible identificar entre las operaciones y registros documentados en el Plan Estadístico información que pudiera satisfacerla, por ello se hace necesario identificar qué área podría y tendría la responsabilidad de producirla.
Figura 4.23: GNFA
En cuatro de los cinco requerimientos reportados por la GNFA, la satisfacción con la información que les es suministrada por otras áreas o Entidades es completa; para el requerimiento 39:5 “Implementación del Sistema de Costos de la Universidad Nacional de Colombia” la satisfacción es parcial, la razón es que la información remitida por las dependencias requieren un procesamiento para poder presentar información desagregada por programa curricular.
Figura 4.24: DNPE
La DNPE reporta 14 requerimientos de información, de ellos, dos reportaron tener una satisfacción parcial con la información recibida, el 43:12 “Talento humano (Docentes y administrativos)”, el motivo es que no cuentan con el nivel de formación de los empleados administrativos. Y el 43:15 “Bienestar Universitario”, pero no se reportó el motivo.
Los requerimientos 43:1 “Movilidad entrante de docentes y administrativos”, 43:2 “Indicadores de infraestructura física”, 43:7 “Egresados de la Universidad Nacional de Colombia”, son demandas insatisfechas de información y no se identificaron operación o registros que pudieran generarla. Dos posibles fuentes para la producción del requerimiento 43:3, “Información ambiental”, son las operaciones 87:1 y 87:2, “Consolidado de indicadores ambientales de la Universidad Nacional” y “GREENMETRIC” del SIGA, ó el registro administrativo 51:4 “Sistema de Gestión Ambiental - GREENMETRIC” de la VRG.
El requerimiento 43:4 “Información de infraestructura tecnológica” puede tener como fuente el registro administrativo 34:3 “Registro de laboratorios y equipos” de la VRI.
El requerimiento 43:6 puede tener tres posibles fuentes de información, las operaciones 33:1 “Consolidación de Estadísticas de Personal Académico y Administrativo”, 12:1 “Consolidación de información de inscritos y admitidos a los programas curriculares de pregrado semestralmente por la universidad Nacional de Colombia” y 12:3 “Consolidación de información de inscritos y admitidos a los programas curriculares de posgrado semestralmente por la universidad Nacional de Colombia”.
Figura 4.25: OPB
Los requerimientos de información de la OPB están completamente satisfechos.
Figura 4.26: DNBU
Los requerimientos de la DNBU 47:1, 47:2 y 47:3 están completamente satisfechos para el área, en cuanto al requerimiento 47:4” Información de estudiantes y servidores públicos docentes y administrativos insatisfecha”, ellos mencionan que no cuentan con toda la información que necesitan, no fue posible identificar una operación o registro que la produjera.
Figura 4.27: VRG
El requerimiento de la VRG “Informe Revisión por la Dirección” que se alimenta con todos los procesos de la Universidad, está siendo parciamente satisfecho para sus usuarios, eso debido a que no siempre envían la información de manera completa y oportuna, por no contar con un sistema implementado.
Figura 4.28: DNIA
El requerimiento de la DNIA está completamente satisfecho.
Figura 4.29: SINAB
El SINAB reporta un requerimiento de información y este se encuentra completamente satisfecho.
Figura 4.30: DJN
El DJN presenta un requerimiento que está completamente satisfecho.
Figura 4.31: PE
El requerimiento del PE está completamente satisfecho.
Figura 4.32: SEC
Los requerimientos del SEC se encuentran completamente satisfechos.
Figura 4.33: ONCI
La ONCI cuenta con un requerimiento de información que se encuentra completamente satisfecho.
4.1.6 Insumo complementario para identificación de necesidades relacionadas con el proceso estadístico
En aras de vincular dentro del diagnóstico y mejoramiento de los procesos estadísticos la participación de los gestores y generadores de información en cada una de las dependencias vinculadas en la construcción del Plan Estadístico Institucional, se construyó y aplicó un formato de encuesta semi -estructurada que buscaba indagar sobre aspectos que no se indagaron en los formatos de caracterización de ofertas y demandas de información estadística. Los resultados de la aplicación de dicho instrumento se consolidan en este apartado.
4.1.6.1 Encuesta de percepción sobre el proceso estadístico y el manejo de información estadística
1. Descripción de los entrevistados:
Las personas entrevistadas son los funcionarios encargados del manejo de información estadística, y que fueron delegados para participar en la construcción del Plan Estadístico de la Universidad. En esta encuesta participaron 31 funcionarios, 20 de planta, 1 provisional y 9 contratistas.
De acuerdo a los niveles de formación indicados en la encuesta, se identificó que 19 de los funcionarios tienen título de posgrado, 10 pregrado, un tecnólogo, y una persona con título de secundaria.
Tres funcionarios llevan a cargo de la información estadística menos de 6 meses, otros cinco, entre 6 meses y un año, cuatro funcionarios, entre uno y tres años, nueve funcionarios, de tres a diez años y cuatro funcionarios llevan más de diez años.
En relación a las herramientas que utilizan para la construcción y visualización de la información estadística, 26 de los funcionarios utiliza Excel, 6 utilizan SQL, 4 Tableau, 3 SPSS y uno utiliza R. 4 de los funcionarios reportaron utilizar otros programas.
2. Percepción sobre el proceso estadístico y el manejo de información estadística:
Figura 4.34: Habilidades y capacitaciones
De los 31 funcionarios entrevistados, 8 han recibido algún tipo de capacitación en gestión de información estadística, los temas en los que se han capacitado son:
- Business Intelligence Analytical
- Formación en indicadores de gestión
- Análisis de datos
- Manejo de SAS
Aún así, 27 de los entrevistados, que corresponden al 87%, consideran que es necesario mejorar las competencias en esta área, 23 de ellos identifican dificultades en este mismo asunto en las áreas o dependencias en las que laboran. Entre las capacitaciones solicitadas, mencionan: Manejo de software (12), producción de estadísticas e indicadores (5), Evaluación de calidad de la información estadística (4), Análisis de datos (3), Gestión de la información (3), Creación y procesamiento de bases de datos (3), Formulación de indicadores (3), Big data (2), Metodologías de análisis estadístico (2), Presentación de resultados estadísticos (2), Acceso a fuentes de información de la UNAL (1) y Business Intelligence (1).
Figura 4.35: Recursos físicos, humanos tecnológicos
Al analizar los recursos con los que se cuenta para el manejo de información, se identifica por parte de los funcionarios que los principales inconvenientes son que falta personal para atender las demandas de información, ya que solo 12 de los 31 consideran que el personal es suficiente. De igual forma, 19 identifican dificultades para la entrega oportuna de información estadística, problema que puede estar relacionado con el anterior. En cuanto a equipos de cómputo no se observan muchos inconvenientes, 29 cuentan con equipos permanentes y 28 consideran que su equipo es adecuado para el manejo de información. Nueve (9) funcionarios reportaron que tienen restricciones de acceso a páginas web que consideran que son necesarias para la gestión de la información estadística que tienen a cargo.
3. Percepción sobre la producción estadística:
Figura 4.36: Manejo y aprovechamiento de la información producida
En relación al proceso estadístico desarrollado en las dependencias de la Universidad, desde la perspectiva de los funcionarios, 25 consideran que la información se difunde a los usuarios que la requieren, aunque al preguntarles si consideran que se están atendiendo todos los requerimientos, solo 17 consideran que esto es así.
En relación a controles de calidad, 20 mencionan que se realizan procedimientos para verificar la calidad de la información recolectada y producida y 25 que se realiza verificación de los resultados obtenidos, aunque tan solo 8 reportan que se cuenta con metodología documentada. Dieciocho (18) mencionan que la información atiende las condiciones y tiempos definidos.
Comentarios y sugerencias adicionales de los funcionarios
Nueve de los funcionarios realizaron comentarios adicionales a lo indagado, la síntesis se presenta a continuación:
Consideran que debe existir un funcionario capacitado para manejo de información estadística.
Dado que no se tiene información organizada se hace dispendioso entregar información a tiempo y luego el análisis requerido.
Desde el proceso de admisiones se obtienen datos, cifras que pueden alimentar otras dependencias para generar estadísticas.
El manejo de la información estadística requiere de un enfoque institucional para alinear a toda la dirección de la UNAL con sus dependencias adscritas en la forma en que se recolecta y organiza la información.
NOTA: Es importante en la primera construcción no mezclar los indicadores de calidad con el tema de estadísticas.
Es importante poder acceder a la información estadística en línea, en tiempo real con actualización automática y bajo estándares entendibles y accesibles rápidamente.
Es necesario establecer los indicadores básicos lo más pronto posible; o por lo menos una metodología estandarizada y articulada con las diferentes facultades, revisión de los que existe. Se debe establecer un papel más activo a cada una de las facultades, institutos y dependencias; tener en cuenta sus necesidades básicas de información.
Las bases de datos que están almacenadas muchas veces no son compatibles con las sedes o no se comparte con las unidades administrativas y se genera duplicidad de datos en las bases de la Universidad.
Se requiere que sean muy puntuales para aplicar los lineamientos y métodos para la aplicación de la información.
Sería importante desde la DNPE establecer lineamientos estandarizados para trabajar la planeación estratégica y operativa, así como para la documentación y evaluación de indicadores.