3.2 Identificación y priorización de producción de información estadística
3.2.1 Recolección y crítica de la información
Una vez socializada la propuesta y contando con el apoyo de directivos, profesionales y técnicos de las áreas productoras en la entidad, se procedió a capturar el detalle del proceso de producción, así como de las necesidades de información Estadística. En ese sentido, se realizaron las siguientes actividades:
Mesas de trabajo entre el equipo coordinador del proyecto, para unificar conceptos, definir roles, responsabilidades y hacer seguimiento a los avances del operativo de recolección.
Adaptación y validación del instrumento de recolección (Formularios de Oferta y Demanda de información estadística y Formato de Caracterización de Registros Administrativos.
Prueba piloto para ajustar los instrumentos de recolección.
Diseño de aplicativo para captura de información.
Creación de usuarios y contraseñas de acceso.
Diligenciamiento del formulario por parte de las distintas dependencias de la entidad.
Retroalimentación y validación conjunta de operaciones y registros administrativos.
Consolidación de la base de datos.
Crítica y validación de la información con las fuentes.
El proceso se inició con la revisión de la Metodología de Planificación Estadística Estratégica Institucional – PEEI, propuesta y desarrollada por la Dirección de Regulación, Planeación, Estandarización y Normalización DIRPEN –DANE 2009. Este documento da la orientación acerca de cómo debe organizarse la información estadística producida y utilizada por las organizaciones en general, contiene además las etapas que se deben seguir para llevar a cabo la formulación del Plan Estadístico junto con los instrumentos sugeridos para la recolección de la información de las operaciones estadísticas e indicadores producidos y utilizados por las áreas en las entidades.
El siguiente paso a desarrollar, fue el ajuste de los formatos de recolección de información para adecuarlos a la estructura organizacional y de información de la UNAL. Acorde a la estructura del formulario, se creó una base de datos para consignar la información recolectada y contenida en 11 componentes de información los cuales se presentan a continuación.
- Identificación de la dependencia.
- Identificación de la operación estadística.
- Variables de la operación estadística.
- Usuarios de la operación estadística.
- Indicadores o estadísticas derivadas de la operación estadística.
- Variables de los indicadores.
- Operaciones estadísticas utilizadas de otras dependencias o entidades.
- Variables de las operaciones estadísticas utilizadas de otras dependencias o entidades.
- Indicadores utilizadas de otras dependencias o entidades.
- Información estadística requerida (bases o variables).
- Indicadores requeridos.
También se generó una codificación que permitió identificar a cada dependencia en los formatos y dentro de la base de datos.
El primer paso en las reuniones consistió en identificar las operaciones estadísticas, cuyo concepto no es de fácil comprensión. Las operaciones estadísticas son procesos en los que se lleva a cabo algún tipo de recolección y almacenamiento de datos, que tiene como fin o que podría tenerlo, la obtención de análisis estadísticos. Se definieron dos caminos para lograr identificar las operaciones, uno, a partir de los informes producidos por la dependencia y que entre sus resultados presentaran información estadística y, el otro, a partir de diálogos en los que los funcionarios daban a conocer los procesos que llevaban a cabo, el equipo de Plan Estadístico realizaba algunas preguntas que permitían identificar si estos eran o no operaciones estadísticas. Posteriormente se continuaba con el diligenciamiento del formulario de caracterización de las operaciones.
Para adelantar aclaraciones relacionadas con el diligenciamiento del formulario en línea se realizaron en promedio tres reuniones con cada dependencia de aproximadamente una hora de duración.
3.2.2 Organización de la información
La información recolectada mediante el aplicativo se consolidó en una base de datos, la cual se convirtió en el punto de partida para la construcción de los metadatos, la elaboración de cuadros y gráficos de salida, y en general, consultas relacionadas con cualquier etapa dentro del proceso de producción de las operaciones estadísticas de la entidad.
Esta base de datos, aparte de constituirse en sí misma, en el “Macro-Inventario” de operaciones estadísticas y registros administrativos de las áreas estratégicas de la Universidad, fue el insumo principal para la subsiguiente etapa de análisis y diagnóstico.
No obstante haber surtido el proceso de crítica y validación de la información en una etapa previa, vale la pena mencionar que en esta etapa de organización se examinó la calidad y consistencia de la información suministrada por las áreas.