Introducción
La implementación y actualización del “Sistema de costos de la Universidad Nacional de Colombia” tiene como objetivo general determinar el costo unitario por estudiante para los programas de pregrado y posgrado, así como, el costo de las funciones misionales de investigación y extensión, información que sea útil a los distintos usuarios de esta institución y por ende relevante para la toma de decisiones.
El sistema surge a partir de la necesidad que tiene la Universidad de conocer y controlar los costos en los que incurre para el desarrollo de sus actividades misionales: formación (pregrado y posgrado), proyectos de investigación, y proyectos de extensión.
En este punto, es importante traer a colación lo indicado en el Libro Blanco de los Costes a cerca de la formulación de un proyecto de costes para una universidad (López Hernández A. et al. 2011, 563):
``…se trata de un proyecto que debe abordarse con una absoluta convicción por parte de los máximos órganos rectores de la Universidad, que deben impulsarlo para garantizar su éxito y la utilidad última que, con independencia del cumplimiento de las obligaciones legales que, en cada momento resulten vigentes, es capaz de aportar para la gestión racional de ésta”
Del objetivo general del sistema se desprenden las siguientes metas generales:
Implementar el modelo del sistema de costos definido por la Universidad para determinar el costo por estudiante, para cada uno de los programas curriculares de pregrado y posgrado en los niveles de sede y de facultad al interior de la Universidad Nacional de Colombia.
Implementar el modelo del sistema de costos para determinar el costo de la función de investigación y extensión para la Universidad Nacional de Colombia.
En razón a lo expuesto, en el presente documento se describe la metodología que se definió para determinar el costo por actividad misional de la Universidad; para ello se parte de la información contable agregada de la Universidad de cierre de vigencia (estados financieros), la cual presenta algunas depuraciones, agrupaciones, y distribuciones definidas en el modelo, hasta llegar a la asignación de costos por programa curricular en el caso de pregrado y posgrado, y el costo de las funciones de investigación y extensión. Se propone como futuras etapas del modelo de costos continuar con la determinación de los costos por proyectos, así como, generar estrategias para la socialización y apropiación de los resultados del modelo en la alta dirección de la Universidad, de forma que se constituya en una herramienta para la toma de decisiones.
Para el desarrollo del modelo se tienen como fuentes de información: (i) Información contable generada desde el Sistema de Gestión Financiera –QUIPU, en adelante SGF QUIPU, (ii) información de los cursos aportados por la Dirección Nacional de Información Académica, Registro y Matrícula, en adelante DINARA, (iii) Programa de Trabajo Académico en cabeza de la División Nacional de Personal Académico y Administrativo, en adelante PTA, (iv) Información estadística suministrada por el área de Planeación; y en general, es necesario contar con el apoyo de otras áreas donde se genere información susceptible de ser incorporada en el desarrollo del modelo de costos de la Universidad como lo son las áreas financieras y administrativas (de sede y facultad), las áreas de investigación y extensión, los laboratorios, entre otros.