7 Costos a nivel de Sede
En el presente numeral se exponen los pasos que se realizan en la aplicación del modelo para obtener el costeo a nivel de sede puntualizando la estructura general de la universidad y las relaciones existentes entre las diferentes unidades de gestión de la Universidad para distribuir los costos atribuibles a las actividades misionales de pregrado, posgrado, investigación y extensión, recurriendo a inductores para distribuir los costos del Nivel Nacional, Unimedios, Otros Costos y Gastos y Redistribución de los costos de Pregrado.
7.1 Generación de balances en Sistema de Gestión Financiera – QUIPU
Como ya fue mencionado, el sistema de costos de la Universidad tiene como fuente primaria de la información los saldos de los estados financieros individuales de la Universidad al cierre de cada vigencia, específicamente de las cuentas 5 - gastos, 6 - Costo de ventas y 7- costos de transformación; razón por la cual una de las primeras actividades a realizar en el proceso de aplicación del modelo consiste en generar los balances con movimientos por cuenta para cada una de las “empresas” que constituyen la estructura financiera de la Universidad, mediante consulta en el SGF - QUIPU. Esta actividad se realiza una vez finalizado el cierre contable de la vigencia.
7.2 Depuración información contable
El propósito de esta actividad es aplicar a la información contable una serie de filtros, con el fin de excluir las partidas que no hacen parte del modelo y de información que se duplica entre las cuentas de clase 6 y 7 (traslado de costos), para así obtener el universo de datos que conformaran la base del modelo de costos y con los que se trabajará en adelante. A continuación, se mencionan las partidas a excluir:
- En primer lugar, se deben excluir las clases 1, 2, 3, 4, 8 y 9 ya que por su naturaleza comprenden conceptos que no deben ser incluidos en el modelo.
- Se excluye el grupo 58 - Otros Gastos.
- Se excluyen los traslados de costos de los grupos 72 – 73 – 79.
- Se excluye la cuenta 63 - Costo de venta de servicios, dado que se trabaja con las cuentas de clase 7 - Costos de transformación.
- Se excluye el traslado de costos de la cuenta 7116 lo correspondiente a Impresos y publicaciones de la empresa 1004 (Editorial UN).
Las exclusiones que se realizan deben ser controladas con el fin de que se tenga perfecta claridad de las diferencias que se van generando a lo largo del desarrollo del ejercicio, y evitar prescindir de información que se requiere para el modelo (conciliación entre balance consolidado SGF – QUIPU y las cifras del modelo).
7.3 Identificación proyectos Admisiones y Fondo Pensional reconocidos en el Nivel Nacional
Dentro de la información contable de cierre de vigencia correspondiente a la unidad de gestión Nivel Nacional se encuentran incluidos dos centros de costos o dependencias que ejecutan proyectos independientes del objeto misional de la Universidad como lo son Admisiones y Fondo Pensional.
En primer lugar, la dependencia de Admisiones “tiene como misión evaluar y seleccionar a los aspirantes a ingresar a la Universidad, con principios de equidad, transparencia y mérito académico, mediante el diseño y aplicación de pruebas objetivas, acordes con el estado del arte en evaluación; así como analizar y difundir los resultados con el propósito de contribuir al enriquecimiento del capital académico del país”. (Admisiones Universidad Nacional de Colombia 2023).
Del mismo modo, la Universidad mediante Acuerdo 009 de 2010 del Consejo Superior Universitario liquidó la Caja de Previsión Social a partir del 30 de junio de 2010, y constituyo el Fondo Pensional U.N. como una cuenta especial sin personería jurídica, adscrito a la Rectoría, con organización propia y administración de sus recursos de manera independiente cuyo objeto es el reconocimiento y pago de obligaciones pensionales.” (Universidad Nacional de Colombia. Legal 2023). Los pagos de personal del Fondo pensional son asumidos por el Nivel Nacional de la Universidad, dado que según la normativa los recursos del Fondo Pensional tienen destinación específica y no pueden ser utilizados para pagar nóminas de administración del Fondo.
Los costos de los proyectos ejecutados por el Nivel Nacional correspondientes a las mencionadas dependencias deben excluirse del modelo, ya que por su naturaleza no deben cargarse al costo a distribuir dentro de los cuatro objetos de costo determinados para el modelo.
Para generar esta información, se solicita al Área de Gestión Operativa de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa los códigos, el valor y el detalle de los proyectos vigentes en el año correspondientes a las dependencias de Admisiones y Fondo Pensional, valores que son restados del total de los costos a distribuir en aplicación del modelo.
7.4 Análisis y prorrateo de costos de la nómina de docentes
Para la ejecución del modelo es imprescindible contar con la información de los Programas de Trabajo Académico – PTA, remitida por la Dirección Nacional de Personal Académico y Administrativo. El acuerdo 027 de 2012 del consejo académico define Programa de Trabajo Académico como “… el instrumento a través del cual los profesores vinculados a la Universidad Nacional de Colombia registran el plan de actividades que realizarán durante la vigencia de dicho programa”, el mismo documento, señala que para los docentes no pertenecientes a la carrera profesoral universitaria la Vicerrectoría Académica diseñará el formato para su diligenciamiento (Resolución Vicerrectoría Académica 022 de 2014).
El mencionado acuerdo señala que para el diligenciamiento se debe indicar el porcentaje de tiempo que dedican los docentes a cada actividad durante el año conformado por tres períodos para docentes de planta (dos semestrales y uno intersemestral) y dos para los docentes ocasionales y especiales (dos semestrales).
La siguiente ilustración, resume las actividades que conforman el Programa de Trabajo Académico de los docentes de la Universidad.
Es necesario conciliar la información reportada por la Dirección Nacional de Personal Académico y Administrativo y los saldos generados a través del SGF QUIPU, para ello se comparan los valores reportados en el PTA con los saldos contables correspondientes a los costos de personal docente de la respectiva vigencia, discriminando los costos del personal docente por objeto de costos (Pregrado, Posgrado, Investigación, y Extensión), así como por sede (sedes andinas y sedes de presencia nacional).
La información recibida de Dirección Nacional de Personal Académico y Administrativo se encuentra clasificada de la siguiente manera:
Programa de Trabajo Académico - Aprobado
Información con estatus aprobada y debidamente identificada dentro de las cuatro actividades misionales la cual no requiere distribución a través de inductores.
Información aprobada con estatus “sin información” en las actividades denominadas “Actividad docente presencial”, “Otras actividades docentes” y “Proyectos de investigación, Creación y extensión”, se presentan cuando los docentes no identifican una asociación misional específica de la actividad adelantada, para la cual se hace necesario realizar una distribución del saldo entre el peso de las actividades misionales que sí están identificadas.
Programa de Trabajo Académico – No Aprobado
Adicionalmente, existe información catalogada como “PTA en otros Estados” que recoge situaciones como docentes (de planta, ocasionales y especiales) que tienen sus Programas de Trabajo Académico en estados diferentes a aprobado, lo anterior puede presentarse por que el docente no diligenció el PTA, o porque el mismo no fue aprobado por su jefe en la Unidad Académica Básica o el decano de la facultad.
Para la distribución de la información denominada “PTA en otros estados” se procede a efectuar un cálculo porcentual del costo correspondiente a cada una de las siete actividades reportadas en el PTA. De acuerdo a las participaciones calculadas de cada actividad en el PTA, se distribuye el valor de “PTA en otros estados”.
De esta manera se obtiene la distribución total del costo informado por la Dirección Nacional de Personal Académico y administrativo dentro de las actividades misionales.
Esta actividad se debe realizar por separado para docentes de planta y docentes ocasionales y especiales, toda vez que los últimos deben reportar únicamente costos en actividades de formación de pregrado y posgrado.
Distribución diferencia del PTA con contabilidad
Como se mencionó previamente, es necesario realizar la distribución de la diferencia presentada entre los saldos contables de los costos de personal docente y la información reportada en el PTA, ya que el modelo se desarrolla con base en la información contable arrojada por el SGF–QUIPU. Dicha diferencia se distribuye teniendo en cuenta el porcentaje de participación del costo correspondiente a las siete actividades establecidas en el PTA.
- Distribución en actividades misionales
Tomando en cuenta que para el modelo de costos se han definido cuatro objetos de costos de acuerdo con las actividades misionales de la Universidad (Pregrado, Posgrado, Extensión e Investigación y creación artística), es necesario distribuir los costos de personal del PTA, en términos de estas actividades.
Para lo anterior, se distribuyen los costos de: actividad académico administrativa, formación y actualización, otros, situaciones especiales y otras actividades, entre las demás actividades de manera proporcional, dado que las primeras se derivan de las actividades misionales de la Universidad, de forma tal que finalmente el total del costo de personal este distribuido tan solo en las siguientes actividades por sede:
- Actividad docente presencial y otras actividades docentes – Pregrado.
- Actividad docente presencial y otras actividades docentes – Posgrado.
- Proyectos de Creación / Investigación.
- Proyectos de Extensión.
7.5 Costos asignados de la gestión general de la Universidad
A continuación, se abordarán las diferentes distribuciones propias de la gestión general y la estructura de la universidad necesarias para asignar costos a las actividades de pregrado, posgrado, investigación y extensión que se presentan así:
- Redistribución de costos de pregrado a actividades misionales
- Distribución nivel nacional y Unimedios
- Asignación de costos indirectos a misionales
7.5.1 Redistribución de costos de pregrado a las actividades misionales
De acuerdo con la normativa contable la universidad reconoce en las cuentas de clase 7 costos de transformación las erogaciones que de acuerdo con su origen y soportes corresponden a las actividades misionales, para lo cual el catálogo de cuentas contables identifica de manera separada la información para pregrado, posgrado, investigación y extensión.
Sin embargo, se presentan erogaciones para las cuales no es fácil identificar a cuál de las cuatro actividades misionales de la Universidad corresponden, dado que por su naturaleza afectarían todas o a algunas de las mismas, en estos casos los reconocimientos contables se realizan en su totalidad en las cuentas de costos de pregrado. Ejemplo de esta circunstancia son los costos de la nómina de docentes, dado que cuando la información llega a las áreas financieras para su reconocimiento, la misma no se encuentra discriminada entre pregrado, posgrado, investigación y extensión.
Con base en lo anterior, los costos reconocidos contablemente en las actividades misionales de posgrado, investigación y extensión se tomarán como costos directos y no serán objeto de ninguna distribución; y los costos reconocidos contablemente en las cuentas de costos de pregrado se distribuyen en las cuatro actividades misionales de la Universidad, tomando como inductores los definidos previamente en el presente documento. (Ver tabla 5.1).
7.5.2 Distribución de los costos de Nivel Nacional y Unimedios
Corresponde a los costos del Nivel Nacional y Unimedios que son asignados a las nueve sedes y unidades especiales, esta distribución se hace teniendo en cuenta que las áreas del nivel nacional como la rectoría, vicerrectorías, la dirección de personal académico y administrativo, la dirección de programas de posgrado, la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, Planeación Nacional, Dirección Jurídica Nacional, entre otras, ejecutan actividades de gestión, dirección, administración y/o de coordinación necesarias para el cumplimiento de las actividades misionales de la Universidad y el correcto funcionamiento de las facultades y los programas curriculares; así mismo, Unimedios hace labores de divulgación de las actividades misionales, por lo que estos costos se distribuyen a las sedes, y unidades especiales, los cuales, en el caso de las sedes, se asignarán posteriormente a las facultades con base en los inductores determinados para tal fin.
Para esta distribución se definieron nuevos inductores de costos, toda vez que no es posible usar inductores como número de estudiantes, o número de docentes ya que en el Nivel Nacional y en Unimedios no se encuentran estas figuras, por lo que se han definido usar los porcentajes de asignación relacionados en la tabla 5.1.
Para la distribución de los costos del Nivel Nacional se toman los costos totales de dicha unidad de gestión por cada una de las agrupaciones y se dividen entre la suma de los costos y gastos totales de las sedes, Unimedios, Unisalud, Editorial Fondo Pensional, y Regalías.
Para el caso del Fondo Pensional, en atención a la normatividad especial que lo reglamenta, el Nivel Nacional asume los gastos de personal y gastos generales que requiere el fondo para su funcionamiento, sin embargo, estos gastos se deben trasladar del Nivel Nacional a los costos propios del Fondo Pensional, para así determinar los costos a asignar por los servicios prestados por el Nivel Nacional.
De esta manera, el Nivel Nacional distribuye todos sus costos, multiplicando la tasa de asignación por el costo de cada agrupación en cada sede por Actividad misional (Pregrado, Posgrado, Investigación y Extensión) y a Unimedios, Unisalud, Fondo Pensional, Editorial y Regalías.
A continuación, se asignan los costos de Unimedios a las sedes de la Universidad. Para que el modelo continúe siendo consistente, se siguen aplicando los mismos inductores del paso anterior, basado en los costos que cada sede tiene en cada agrupación. Continuando con la lógica que fue usada en la distribución realizada en el del Nivel Nacional a las sedes. Es importante precisar que por sus operaciones Unimedios concentra sus costos en actividades diferentes a las cuatro actividades misionales, por lo que serán catalogadas como “Otros Costos y Gastos”, que a su vez serán distribuidos en las sedes a las cuatro actividades misionales.
Se obtiene la tasa de asignación tomando los costos de Unimedios y se dividen entre la suma de los “Otros Costos y Gastos” por sede y por agrupación. De esta manera, Unimedios distribuye todos sus costos. Multiplicando la tasa de asignación por el costo de cada agrupación en cada sede.
Del total de los costos reconocidos en la contabilidad de la Universidad se excluyen en el nivel de sedes, los costos de UNISALUD, EDITORIAL, FONDO PENSIONAL y REGALIAS más los costos asignados a estas unidades de gestión del Nivel Nacional y Unimedios (costos de proyectos), lo anterior por no tener relación con las actividades misionales de la Universidad.
7.5.3 Asignación de costos indirectos de las sedes a actividades misionales
El último paso en el proceso de construcción del modelo de costos a nivel de sede es la distribución de los costos indirectos reconocidos contablemente en cada una de las sedes, a los costos misionales de las mismas estos costos indirectos son aquellos catalogados como “otros costos y gastos”. Para ello, se usan los mismos inductores definidos para la distribución de los costos de pregrado (tabla 5.1).
Una vez realizadas estas distribuciones, sumada con los costos del PTA, se obtienen las estructuras de costos para las nueve sedes de la Universidad, esto es el costo final de cada una de las cuatro actividades misionales en las diferentes sedes.